Dado que la implantación de BPM (Business Process Management) en la organización no es solo la implantación de tecnología BPM, para analizar la rentabilidad que se va a obtener es necesario tener en cuenta todo el Ciclo de Vida de BPM. Así se podrá valorar tanto la inversión a realizar como los beneficios en cada fase. También hay que tener en cuenta en el análisis el número de proyectos BPM que se implantarán durante el plazo de estudio para que no recaigan todos los costes en el proyecto a estudiar, sino que se divida proporcionalmente.
A priori es posible conocer el importe de la inversión de una iniciativa BPM en la organización, pero lo que es más difícil es estimar los beneficios que podemos obtener de dicha inversión. Es decir, como se refleja la inversión realizada en la organización, entendiendo que van a generar cambios positivos en ella, cualitativos y cuantitativos. En muchos casos, la propia necesidad de resolver un problema en la organización ya garantiza la inversión, pero aun así será conveniente analizar el retorno.
Para comenzar correctamente el análisis será conveniente tener métricas actuales de la situación previa de la organización antes de arrancar la iniciativa BPM, de forma que nos proporcionen el beneficio a conseguir conforme a los objetivos.
La rentabilidad se analiza con el cálculo del ROI (Return On Investment– Retorno de la Inversión), que es un método que permite evaluar el valor que nos aporta la realización de un determinado proyecto o inversión en Business Process Management. Este análisis compara el retorno de la inversión sobre los costes mediante la construcción de una relación o porcentaje para darnos una idea de cuánto se recupera por cada euro que se invierte. Si consideramos como tasa de retorno 6 meses, una cifra del 100% significa que retorna la inversión en 6 meses, del 200% en tres meses y así sucesivamente. Una tasa de retorno de inversión inferior al 0% significa que se han perdido recursos en el proyecto.
Se recomiendan dos cálculos del ROI para un análisis completo, el ROI previsto (cálculo del ROI inicial cuando la iniciativa BPM está en la fase de proyecto) y el ROI Actual (cálculo del ROI durante la implantación y despliegue de BPM en la organización). Este último ROI va a ser útil para proyectos futuros, al conocer si los proyectos actuales son productivos para la organización y cuáles han sido las ventajas y problemáticas de la implantación y despliegue.
Basándome en mi experiencia como consultor apoyando y asesorando a empresas en el cálculo del ROI, las organizaciones se cuestionan principalmente cuatro preguntas de rentabilidad: ¿cuánto van a pagar por los costes en la implantación y el despliegue?, ¿cómo transformar los beneficios no económicos en valores económicos para el análisis?, ¿cómo controlar los riesgos que se pueden generar durante la implantación para que el análisis sea útil? Y ¿cómo realizar el análisis?
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